Best practices per ridurre i controlli datoriali

10/07/2019

Molto spesso il diritto alla privacy del lavoratore viene messo in discussione di fronte all’esigenza del datore di lavoro di controllare le comunicazioni del dipendente avute per mezzo degli strumenti aziendali.

L’esercizio del controllo da parte del datore di lavoro, come spesso viene chiarito in rassegna giurisprudenziale, è subordinato e ammesso solo alla conoscenza preventiva da parte del lavoratore della possibilità che questo venga esercitato.

A tal proposito il Garante ha raccomandato l’adozione di un disciplinare interno alle aziende che regolamenti l’utilizzo della strumentazione aziendale (internet, posta elettronica, device), questo per ridurre al minimo la necessità futura di ricorrere ai controlli di verifica.

Cosa possono fare le aziende per ridurre il rischio di illeciti da parte dei dipendenti?

Il datore di lavoro è quindi chiamato a mettere in atto tutte le misure necessarie prevenire l’utilizzo improprio. Ad esempio, circa l’utilizzo di internet, è opportuno che:

• vengano individuati preventivamente gli indirizzi legati alla conduzione dell’attività lavorativa e quali non lo siano;
• adottare filtri di navigazione per prevenire operazioni potenzialmente dannose come l’accesso a siti che andrebbero inseriti in blacklist o il download di alcune tipologie di file;

Mentre, circa la posta elettronica, l’azienda dovrebbe:
• adottare indirizzi condivisi tra più lavoratori scongiurando l’utilizzo privato della corrispondenza;
• prevedere di attivare, in assenza del lavoratore, messaggi di risposta automatica con le informazioni necessarie per indirizzare le comunicazioni ad altri lavoratori in azienda;
• disporre di delegare, per ogni dipendente, un altro lavoratore che possa accedere alla posta per verificare il contenuto delle comunicazioni e valutare l’opportunità di informare il datore di lavoro qualora lo ritenesse rilevante.

Se le misure adottate dovessero rivelarsi insufficienti per evitare comportamenti impropri, i successivi controlli datoriali dovranno essere svolti gradualmente. Anzitutto, sarà opportuno effettuare verifiche per comparti/uffici/gruppi così da individuare l’area di lavoro responsabile dell’inosservanza delle regole. Se il richiamo non fosse sufficiente alla piena osservanza delle regole, sarà opportuno per l’azienda procedere a verifiche su base individuale.

Su quest’ultimo punto, è intervenuta la Corte di Cassazione che con sentenza n. 4746 del 2002, ha escluso l’applicabilità dell’art. 4 dello Statuto dei Lavoratori, consentendo i così detti controlli difensivi per accertare condotte illecite del lavoratore.

Tuttavia, i controlli difensivi non possono in alcun modo eliminare ogni forma di garanzia per il lavoratore. Sempre la Corte di Cassazione spiega, con sentenza n. 15892 del 2007, che l’esigenza di evitare condotte illecite non può assumere valenza tale da oltrepassare e annullare ogni forma di garanzia della dignità e riservatezza a cui ha diritto ogni lavoratore. Un principio ribadito più volte dalla Corte che lo ha ritenuto applicabile anche ai programmi informatici che consentono il monitoraggio della posta elettronica e dei dati di navigazione a distanza [sentenza n. 4375/2010] considerando queste modalità di esercizio come “controllo preterintenzionale”.


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